Faire une déclaration de documents

Cet article vous explique pas à pas comment déclarer l’usage de vos documents AFP, afin d’assurer une facturation conforme et un suivi précis de vos projets.

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Dans une configuration Déclaratif, chaque utilisation d’un document (par exemple pour la production d’un documentaire) doit faire l’objet d’une déclaration spécifique.

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Dans cet article :

• Accéder à l’Historique des téléchargements

• Étape 1 : Choisir les documents à déclarer

• Étape 2 : Renseigner les informations générales

• Étape 3 : Informations spécifiques aux vidéos (si applicable)

• Étape 4 : Définir les timecodes vidéos (si applicable)

• Étape 5 : Vérifier et valider la déclaration

• Suivi et gestion des déclarations

  
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  Accéder à l’Historique des téléchargements 

   

  Rendez-vous dans l’onglet Historique des téléchargements , accessible depuis votre menu personnel ou votre rubrique Mes sélections. Vous y retrouverez l'ensemble de vos documents téléchargés au cours des deux dernières années. Plus d’infos sur cette page ici  

  La colonne Déclaration indique l’état : 

  • Non déclaré 

  • Déclaré

  • En cours 

  • Non déclarable (ex. mockups, ou documents facturés au téléchargement et non au déclaratif) 

  👉Pour initier une déclaration, cliquez sur le bouton Déclarer les documents téléchargés. 

  

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  Étape 1 : Choisir les documents à déclarer 

  

  Seuls les documents déclarables sont affichés à cette étape. Les documents déjà déclarés ou non déclarables (mockups, documents au téléchargement, etc.) ne sont pas proposés. 

  • Parmi tous les documents déclarables, cochez ceux que vous souhaitez déclarer. 

  • Filtrez par type de contenus, date, utilisateur, ou recherchez par nom, ID, date de téléchargement, collection ou sélection dans laquelle le document figure.  

  • Vous pouvez choisir d’afficher tous les documents déclarables ou uniquement ceux que vous avez déjà cochés (le filtre Tous les documents devient au clic Uniquement les documents sélectionnées). Un compteur en bas de page vous indique le nombre de documents sélectionnés. 

  Règle importante : Un document ne peut être déclaré qu’une seule fois. S’il est utilisé dans plusieurs projets, il devra être retéléchargé pour chaque déclaration. 

  Vos choix sont sauvegardés automatiquement : vous pouvez quitter et reprendre votre déclaration à tout moment 

  Une fois la sélection terminée, cliquez sur Suivant.

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  Étape 2 : Renseigner les informations générales 

  

  Cette étape permet d’identifier précisément votre déclaration. Vous devez renseigner :

  • Le nom du projet

  • Le contexte d’utilisation des documents

  • Le nom de l’entreprise à facturer (si applicable)

  Ces informations sont essentielles pour garantir une facturation et un suivi corrects.

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  Étape 3 : Informations sur les vidéos (pour les déclarations incluant des vidéos uniquement) 

  

  Si vous déclarez des vidéos, des informations complémentaires sont requises. Tous les champs obligatoires doivent être complétés.  Ces données permettent à nos équipes de déterminer le prix et de gérer correctement la déclaration. 
  Sans ces informations, la déclaration ne pourra pas être validée.

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  Étape 4 : Définir les timecodes vidéo (uniquement si votre déclaration inclut des vidéos)

  
  

  

   Pour chaque vidéo utilisée :  

  •  Indiquez les extraits concernés en renseignant un timecode de début et un timecode de fin (format mm:ss). Il est possible d’ajouter plusieurs extraits d’une même vidéo en cliquant sur “Ajouter les TimeCodes +”. Une coche verte apparaît lorsque le timecode est valide, une coche rouge indique qu’il y a une erreur. 

  • ou cochez “Sélectionner toute la vidéo” si vous souhaitez utiliser la vidéo dans son intégralité.  

  La durée déclarée de chaque extrait est affichée à droite pour vérification.
  Vérifiez que tous les timecodes sont corrects avant de continuer.

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  Étape 5 : Vérifier et valider la déclaration

  

  Cette étape vous permet de relire l’ensemble de votre déclaration avant validation : Informations générales, Documents sélectionnés, Timecodes vidéo (le cas échéant). 

  Besoin de modifier votre sélection ? Cliquez sur "Modifier mes choix" pour ajouter ou retirer des documents de votre déclaratif en retournant directement à l'étape "Choix des documents à déclarer".

  Une fois la vérification terminée, vous pouvez valider votre déclaration : elle sera alors automatiquement transmise à votre commercial AFP pour facturation ✅. 

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  Suivi et gestion des déclarations 

  Accédez à Administration → Déclaration de documents pour :  

  • Consulter l’historique des déclarations

  • Reprendre ou supprimer une déclaration en cours

  

  Il n’est pas possible de démarrer une nouvelle déclaration sans avoir abandonné ou finalisé celle en cours. Tous les administrateurs du compte voient le bouton “Déclarer les documents téléchargés” et peuvent accéder à une déclaration initiée par un autre administrateur. → Cela signifie qu’une déclaration ouverte est commune à tous les administrateurs et qu’il est impossible d’avoir plusieurs déclarations ouvertes en simultané. 

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